Begin per doos, tel pas daarna nauwkeuriger
Bij drie gemengde dozen is een eerste overzicht per materiaalsoort genoeg om het gesprek te beginnen: bijvoorbeeld zes albums, een stapel losse afdrukken en een map brieven. Noteer de aantallen die u werkelijk weet en markeer schattingen als schatting. Doosvolume is geen betrouwbare eenheid voor het aantal scans.
Voeg een overzichtsfoto en enkele detailfoto’s van afwijkend materiaal toe. Gebruik per doos een vast nummer dat terugkomt in de aanvraag. Beschrijf wat u nog wilt selecteren; een voorlopige inventaris hoeft niet de definitieve opdracht te zijn. Laat na ontvangst bevestigen of aantallen en conditie overeenkomen met de offerte voordat extra werk wordt uitgevoerd.
Tel eerst containers, niet foto's
Noteer hoeveel albums, dozen, enveloppen en documentmappen u heeft. Dat geeft sneller een betrouwbaar beeld van de omvang dan direct duizenden losse foto's tellen.
Maak per groep een grove schatting
Schat vervolgens aantallen losse foto's of pagina's per doos of album. Een steekproef van enkele representatieve albums kan voldoende zijn om een bandbreedte te geven.
Noteer afwijkende materialen
Grote foto's, kwetsbare albums, beschimmelde stukken, tekeningen of zeer kleine afdrukken kunnen een andere behandeling vragen. Zet zulke uitzonderingen apart in de inventaris.
Leg het gewenste eindresultaat vast
Schrijf op of u vooral wilt bewaren, delen, afdrukken of een digitaal familiearchief opbouwen. Het gebruiksdoel helpt om keuzes over resolutie, bestandsvorm en ordening te maken.
Veelgestelde vragen
Hoe schat ik een album met veel pagina's?
Tel enkele representatieve pagina's, kijk naar de gemiddelde bezetting en geef aan dat het om een schatting gaat.
Moet het aantal foto's exact zijn voor een offerte?
Niet altijd. Een goede schatting en duidelijke overzichtsfoto's zijn vaak voldoende voor een eerste voorstel.
Wat als de collectie heel gemengd is?
Verdeel hem in een paar hoofdgroepen, bijvoorbeeld albums, losse foto's, documenten en bijzondere formaten.
Voorbeeld van een eerste inventaris
| Groep | Materiaal | Omvang | Aandachtspunt |
|---|---|---|---|
| A01–A04 | Vier albums | Ongeveer 160 gevulde zijden | Bijschriften behouden |
| D01 | Losse foto’s | Circa 300 afdrukken | Een deel heeft beschreven achterkanten |
| M01 | Brieven en kaarten | Nog niet geteld | Enveloppen bij brieven houden |
Dit is een fictief invulvoorbeeld. Voeg bij uw eigen overzicht een kolom toe voor de gewenste oplevering. U kunt “nog te bespreken” invullen; juist daarvoor is de eerste afstemming bedoeld. Markeer kwetsbare stukken apart zonder ze opnieuw te sorteren of te behandelen.