Leesbaarheid én context
Bij documenten letten we niet alleen op scherpte. Ook oriëntatie, voor- en achterzijde, gevouwen onderdelen, bijlagen en de volgorde in een dossier kunnen belangrijk zijn. Vooraf bepalen we welke elementen onderdeel van de digitale registratie moeten blijven.
Brieven, aktes en gemengde formaten
Een familiearchief kan bestaan uit dun briefpapier, kaarten, officiële aktes, enveloppen en afwijkende formaten. Die hoeven niet allemaal exact op dezelfde manier te worden verwerkt. De aanpak wordt afgestemd op materiaalsoort en kwetsbaarheid.
Logische ordening
Bestaande mappen, omslagen of dossiergroepen kunnen als structuur voor de digitale levering dienen. Bestandsnamen kunnen verwijzen naar map, persoon, jaar of volgnummer, zodat documenten later terug te vinden blijven zonder het origineel erbij te pakken.
Geschikt voor delen en bewaren
Afhankelijk van het doel kunnen bestanden gericht worden op makkelijk lezen en delen of op hoogwaardige bewaring. Bij tekst en handschrift is vooral consistente leesbaarheid belangrijk; bij bijzondere documenten telt daarnaast kleur en detail.
Wat we vooraf graag weten
- Afwijkende formaten vooraf signaleren
- Bestaande dossierindeling kan worden gevolgd
- Bijlagen en enveloppen kunnen gekoppeld blijven
- Geschikt voor familieonderzoek en nalatenschappen
- Voor- en achterzijden volgens afspraak
Veelgestelde vragen
Kan de bestaande map- of dossierindeling behouden blijven?
Ja. Een bestaande ordening is vaak juist de beste basis voor mappen en bestandsnamen.
Kunnen documenten en foto's in één opdracht?
Ja. Bij gemengde familiecollecties kunnen verschillende materiaalsoorten in één project worden opgenomen, met een passende werkwijze per onderdeel.
Scannen jullie dubbelzijdige documenten aan beide kanten?
Wanneer de achterzijde informatie bevat of onderdeel is van de afspraak, nemen we die mee. Blanco achterzijden hoeven niet automatisch een bestand te worden.
Bijlagen en dossiergrenzen expliciet meenemen
Een akte, diploma of rapport kan onderdeel zijn van een map met correspondentie en bijlagen. Spreek af of de digitale map die hele groep moet volgen of dat documenten afzonderlijk worden geleverd. Noteer vooraf ook informatie op omslagen of tussenbladen. Zo wordt een administratief scheidingsblad niet onbedoeld overgeslagen wanneer het de enige aanwijzing voor de herkomst bevat.
Een scan is geen nieuwe officiële akte
Een digitale afbeelding helpt bij lezen, delen en familieonderzoek. Ze is niet automatisch een gewaarmerkte kopie en verandert de status van het oorspronkelijke document niet. Bewaar belangrijke originelen. Maak daarnaast een bewuste keuze welke gegevens u met familie wilt delen; een gebruikskopie met afgeschermde gegevens vraagt een aparte bewerking naast de volledige bewaarversie.
Voor deze collectie meesturen
- Aantal mappen en een schatting van bladen met informatie op twee zijden.
- Omslagen of bijlagen waarvan de samenhang behouden moet blijven.
- Wensen voor leesbestanden, dossierindeling en het afschermen van gegevens in deelkopieën.