Brief, envelop en bijlage als één geheel
Als een envelop of bijlage aantoonbaar bij een brief hoort, kan die relatie in de bestandsstructuur behouden blijven. We vermijden dat onderdelen na digitalisering als losse, niet-herleidbare bestanden eindigen.
Ansichtkaarten hebben twee kanten
De afbeelding aan de voorzijde en de tekst, datum en poststempel op de achterzijde zijn vaak allebei belangrijk. Daarom worden beide kanten consequent gekoppeld wanneer u kaarten als collectie laat vastleggen.
Volgorde van meervoudige brieven
Brieven van meerdere pagina's worden volgens de bestaande volgorde verwerkt. Als nummering ontbreekt, veranderen we de inhoudelijke volgorde niet op basis van aannames; onduidelijkheden kunnen vooraf worden gemarkeerd.
Ordening per afzender, periode of doos
Een grote correspondentiecollectie kan op verschillende manieren bruikbaar worden gemaakt. De eenvoudigste aanpak is meestal aansluiten op hoe u het materiaal nu bewaart, aangevuld met consequente bestandsnamen.
Wat we vooraf graag weten
- Beide zijden van ansichtkaarten
- Bestaande doos- of mapstructuur benutten
- Enveloppen kunnen bij de brief blijven
- Handschrift en poststempels leesbaar vastleggen
- Meerdere briefpagina's in vaste volgorde
Veelgestelde vragen
Kunnen losse briefvellen bij elkaar blijven?
Ja. Als ze als set worden aangeleverd, gebruiken we een consequente nummering zodat de samenhang zichtbaar blijft.
Moeten enveloppen ook mee?
Niet altijd, maar bij historische correspondentie kunnen adres, afzender en poststempel waardevol zijn. We bespreken dit vooraf.
Wordt de achterkant van iedere ansichtkaart gescand?
Wanneer u de volledige kaartcollectie wilt bewaren, is dat meestal zinvol. Voor- en achterkant blijven dan als paar herkenbaar.
Een briefset tellen zonder de samenhang te verliezen
Drie briefvellen met een beschreven achterkant en een envelop zijn één correspondentieset, maar vragen meerdere opnamen. Geef bij de aanvraag aan of enveloppen, lege achterzijden en losse bijlagen moeten worden meegenomen. Houd bestaande sets bij elkaar zonder nieuwe nietjes, lijm of plakband toe te voegen. Is de relatie tussen losse vellen onzeker, vermeld dat bij de groep.
Handschrift lezen blijft een afzonderlijke keuze
Een scherpe scan maakt handschrift beter raadpleegbaar, maar levert niet vanzelf een betrouwbare transcriptie. Automatische tekstherkenning kan juist bij schuine regels, oude spelling en doorschijnende inkt fouten maken. Bespreek apart of u alleen afbeeldingen wilt of ook uitgeschreven tekst. Bij een proef controleert u de kleinste letters, poststempels en eventuele doorgedrukte tekst aan de andere zijde.
Voor deze collectie meesturen
- Aantal briefsets en kaarten; globale hoeveelheid beschreven zijden.
- Enveloppen of bijlagen die aantoonbaar bij een brief horen.
- Onduidelijke volgorde, dichtgeplakte delen of inkt die aan de achterzijde doorschijnt.