De fysieke ordening is informatie
Mapnamen, tabbladen, omslagen en dossiergrenzen geven betekenis aan de documenten. We spreken vooraf af welke niveaus in de digitale mappen terug moeten komen en welke scheidingsbladen of omslagen relevant zijn om mee te nemen.
Verschillende documentsoorten in één project
Enkel- en dubbelzijdige pagina's, afwijkende formaten en gevouwen stukken kunnen naast elkaar voorkomen. We leggen uitzonderingen vooraf vast zodat de verwerking consequent blijft zonder ieder document in hetzelfde stramien te dwingen.
Van map naar digitale map
Een praktische structuur volgt vaak de fysieke collectie: doos 01, map 03, document 001. Dat is eenvoudiger te controleren dan achteraf inhoudelijke categorieën verzinnen en het maakt terugzoeken naar het origineel mogelijk.
Controle op volledigheid
Bij grotere papiercollecties is reproduceerbare controle belangrijk. Vaste bestandsnamen en herkenbare dossiergrenzen helpen om te zien of een serie compleet is en of de digitale levering overeenkomt met de afgesproken structuur.
Wat we vooraf graag weten
- Dossiers en mapgrenzen behouden
- Gemengde formaten mogelijk
- Geschikt voor familie- en erfgoedcollecties
- Vaste nummering per doos/map/document
- Voor- en achterzijden volgens afspraak
Veelgestelde vragen
Hoe voorkomt u dat documenten door elkaar raken?
Door per doos, map of serie een vaste werkwijze en bestandsnaamstructuur te gebruiken en die tijdens de verwerking te controleren.
Kunnen tabbladen en omslagen worden meegenomen?
Ja wanneer ze informatie geven over de structuur. We spreken vooraf af welke scheidingen relevant zijn.
Moet ik alles vooraf opnieuw ordenen?
Nee. Als de huidige indeling betekenis heeft, gebruiken we die juist als uitgangspunt.
Bepaal eerst waar een document begint en eindigt
Een los vel, dubbelgevouwen kaart en set met bijlage vragen niet dezelfde bestandsindeling. Spreek bij een gemengde verzameling af of één object één map, één PDF of meerdere gekoppelde afbeeldingen wordt. Een bestaande omslag of tab kan de grens aangeven. Wanneer een grens onduidelijk is, blijft die onzekerheid zichtbaar in plaats van achteraf een dossierverband te verzinnen.
Gebruik uitzonderingen om de opdracht af te bakenen
Een schatting van gewone bladen is bruikbaar naast een aparte lijst van afwijkende stukken: uitklappers, zeer kleine kaartjes, gelijmde documenten of dikke bijlagen. Die uitzonderingen bepalen vaak meer handwerk dan het totale aantal dozen. Tijdens de oplevercontrole kijkt u of de afgesproken groepen, begin- en eindpunten en gekoppelde achterzijden compleet aanwezig zijn.
Voor deze collectie meesturen
- Indeling per doos, map of bestaande serie.
- Voorbeelden van zowel gewone bladen als de afwijkende stukken.
- Gewenste scheiding tussen beeldbestanden, samengestelde documenten en inventaris.