Eerst de structuur begrijpen
We beginnen bij de bestaande ordening. Dozen, mappen, albums en enveloppen krijgen een herkenbare plek in de digitale structuur. Wanneer de fysieke indeling betekenis heeft, veranderen we die niet zonder duidelijke reden.
Verschillende materialen, verschillende aanpak
Een fotoalbum vraagt iets anders dan een brief of grote tekening. Binnen één project kan daarom per materiaalsoort een passende opnamewijze worden gebruikt, terwijl de bestandsnamen en mappen het geheel toch bij elkaar houden.
Context en beschrijvingen bewaren
Handgeschreven labels, omslagen en korte notities kunnen belangrijke schakels zijn tussen onderdelen. We bespreken welke context zichtbaar moet blijven en welke informatie eventueel in map- of bestandsnamen terugkomt.
Een archief dat later te begrijpen blijft
Het einddoel is een structuur die ook voor andere familieleden begrijpelijk is. Eenvoudige, consequente namen en een hiërarchie die aansluit op de originele collectie zijn meestal duurzamer dan een ingewikkeld systeem dat alleen de samensteller begrijpt.
Wat we vooraf graag weten
- Albums, losse foto's en documenten combineren
- Bestaande doos- en mapstructuur behouden
- Geschikt voor nalatenschappen en genealogie
- Logische mappen en vaste nummering
- Per materiaal een passende opnamewijze
Veelgestelde vragen
Hoe blijft duidelijk wat bij elkaar hoort?
Door de fysieke groepen als uitgangspunt te nemen en die met vaste mapnamen en nummering in de digitale levering terug te laten komen.
Kan één opdracht uit meerdere materiaalsoorten bestaan?
Ja. Dat is juist kenmerkend voor veel familiearchieven. We bepalen per onderdeel de werkwijze maar houden de digitale structuur samenhangend.
Moet ik het hele archief vooraf beschrijven?
Nee. Een globale inventaris en enkele overzichtsfoto's zijn meestal voldoende om de eerste aanpak te bepalen.
Van gemengde dozen naar een werkbare inventaris
U kunt beginnen met een beschrijving per doos: bijvoorbeeld twee albums, een stapel losse foto’s en een map correspondentie. Noteer bestaande namen op omslagen en laat herkenbare groepjes bijeen. Een nauwkeurige datering of volledige personenlijst is voor die eerste stap niet nodig. Daarna kan worden afgesproken welke onderdelen eerst worden verwerkt en welke nog moeten worden uitgezocht.
Ordenen en beschrijven zijn verschillende werkzaamheden
Een doosnummer overnemen in een bestandsnaam is iets anders dan personen herkennen of documenten historisch duiden. Geef aan hoeveel inhoudelijke beschrijving u nodig heeft. Bij uitzoeken of beschrijven spreken we werkzaamheden en kosten apart af. Familieverhalen en geschatte jaartallen kunnen waardevol zijn, maar blijven herkenbaar als toelichting; ze worden niet als zekere gegevens uit het origineel overgenomen.
Voor deze collectie meesturen
- Overzicht per doos of map, met bestaande namen en nummers.
- Onderdelen met bijzondere persoonlijke betekenis die voorrang hebben.
- Gewenste hulp bij selectie, ordening of beschrijving, naast het scannen.