Kies een vaste toegang: album, doos of gebeurtenis
Bij een bestaande albumcollectie is een map per album vaak logischer dan meteen alles per jaar te herschikken. De albumvolgorde is immers al informatie. Een gemengde doos zonder duidelijke chronologie kan eerst een eigen nummer krijgen. U kunt later een selectiemap maken voor een verjaardag of fotoboek zonder de oorspronkelijke structuur te veranderen.
Een bruikbare oplevering bestaat bijvoorbeeld uit 01_basisbestanden, 02_gebruikskopieen en een leesmij. Leg daarin uit welke nummers bij welke originelen horen en welke bewerkingen zijn uitgevoerd. Bewaar correcties in een afzonderlijke map; vervang de basisbestanden niet stilzwijgend. Laat iemand die de collectie niet kent een specifieke foto opzoeken. Lukt dat niet, dan vraagt de indeling nog verbetering.
Kies één hoofdniveau
Gebruik bijvoorbeeld familie, periode of broncollectie als eerste indeling. Bij een grote nalatenschap kan 'Doos 01 / Album 03' betrouwbaarder zijn dan direct alle foto's op persoon proberen te classificeren.
Houd fysieke herkomst zichtbaar
Een code die verwijst naar het oorspronkelijke album of de doos maakt controle mogelijk. Als later twijfel ontstaat over een datum of persoon, kunt u terug naar het origineel zonder het hele archief opnieuw te doorzoeken.
Voeg beschrijvingen pas daarna toe
Namen, locaties en gebeurtenissen zijn waardevol, maar hoeven niet allemaal in de mapnaam. Metadata of een eenvoudige spreadsheet kan rijkere informatie bevatten zonder de basisstructuur onnodig complex te maken.
Plan beheer en back-up tegelijk
Een archief is pas duurzaam wanneer nieuwe bestanden op dezelfde manier worden toegevoegd en minstens één extra kopie buiten de hoofdcomputer wordt bewaard. Leg daarom de naamgevingsregels kort vast voor andere familieleden.
Veelgestelde vragen
Hoeveel mapniveaus zijn verstandig?
Zo weinig mogelijk, maar genoeg om de collectie begrijpelijk te houden. Drie tot vier herkenbare niveaus zijn vaak prettiger dan een diepe boom met tientallen submappen.
Moet ik alle foto's hernoemen?
Een vaste basisnaam is handig, maar voorkom een gigantische handmatige klus. Werk per album, doos of serie en behoud unieke volgnummers.
Moet ik ordenen op datum of persoon?
Niet noodzakelijk. Kies de indeling die het meest betrouwbaar aansluit op uw huidige collectie. Onzekere data of personen kunt u later als metadata toevoegen.