Oplevering is nog geen back-up
Een downloadlink is een overdrachtsmiddel. Download de volledige collectie binnen de afgesproken termijn en controleer of u alles kunt openen. Een USB-stick die u daarna in een lade legt is één kopie, geen complete bewaarstrategie.
Kijk vooraf hoeveel opslagruimte nodig is en of uw apparaat de gekozen drager kan lezen. Open na het kopiëren enkele grote bestanden en controleer de mappen en aantallen. Maak vervolgens onafhankelijke kopieën, liefst ook op een andere locatie. Vraag hoe lang de leverancier bestanden bewaart, maar beschouw dat niet als een vervanging voor eigen opslag en toegang binnen uw gezin.
De beste opslagkeuze is meestal geen keuze tussen USB, cloud óf harde schijf, maar een combinatie. Belangrijker dan het merk van het medium is dat u meerdere onafhankelijke kopieën heeft en af en toe controleert of die nog bruikbaar zijn.
USB-stick: handig voor overdracht, zwak als enig archief
Een USB-stick is klein, betaalbaar en handig voor het overdragen of delen van bestanden. Juist doordat hij klein is, raakt hij ook gemakkelijk kwijt. Gebruik een stick daarom liever als extra kopie of levermedium dan als enige plek waar uw fotoarchief staat.
Externe harde schijf of SSD: praktisch voor de hoofdcollectie
Een externe schijf biedt veel ruimte en werkt goed met een overzichtelijke mappenstructuur. Bewaar de schijf niet permanent als enige aangesloten kopie aan dezelfde computer. Een gebruikersfout, malware, diefstal of stroomprobleem kan anders meerdere bestanden tegelijk raken.
Cloudopslag: waardevol als kopie op een andere locatie
Cloudopslag kan beschermen tegen brand, diefstal of een defect thuis, omdat de kopie fysiek elders staat. Let wel op accountbeveiliging, herstelopties en of u nog toegang heeft wanneer een abonnement of provider verandert. Gebruik waar mogelijk sterke accountbeveiliging en bewaar herstelgegevens veilig.
De 3-2-1-regel als eenvoudig uitgangspunt
Een veelgebruikte vuistregel is: minimaal drie kopieën, op twee verschillende soorten opslag, waarvan één kopie op een andere locatie. Voor een familiearchief kan dat bijvoorbeeld betekenen: de hoofdcollectie op een computer of externe schijf, een tweede lokale kopie en een externe cloudkopie.
Lees de volledige uitleg bij de 3-2-1-back-upregel voor familiefoto’s.
Maak een mappenstructuur vóór de collectie groot wordt
Een back-up is pas echt bruikbaar wanneer u bestanden later terugvindt. Kies een simpele structuur op bijvoorbeeld familie, periode, gebeurtenis of album en gebruik consequente bestandsnamen. Te ingewikkelde systemen worden in de praktijk vaak niet bijgehouden.
Zie ook bestandsnamen voor gescande foto’s.een goede mappenstructuur en
Controleer uw kopieën periodiek
Een kopie die jaren ongebruikt in een lade ligt is geen garantie. Open steekproefsgewijs bestanden, controleer of mappen compleet zijn en vervang opslagmedia wanneer ze onbetrouwbaar worden. Na grote wijzigingen aan uw collectie hoort ook de extra kopie te worden bijgewerkt.
Wat ontvangt u na professionalisering van een fotocollectie?
Wanneer u foto’s laat digitaliseren, spreek vooraf af hoe u de bestanden wilt ontvangen en hoe u daarna zelf de tweede en derde kopie maakt. De veilige bewaarmethode begint dus direct na de oplevering.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn fotoarchief controleren?
Er is geen vaste termijn die voor iedereen geldt. Controleer in ieder geval periodiek en na grote wijzigingen of uw kopieën compleet en leesbaar zijn.
Is cloudopslag automatisch een back-up?
Alleen wanneer het echt een onafhankelijke kopie is en u weet hoe herstel werkt. Synchronisatie alleen beschermt niet tegen iedere fout, omdat verwijderingen of wijzigingen soms worden meegesynchroniseerd.
Is een USB-stick voldoende voor het bewaren van al mijn foto’s?
Niet als enige kopie. Een USB-stick kan een bruikbare extra kopie zijn, maar is klein, raakt makkelijk kwijt en kan defect raken.