Een beschrijving blijft bruikbaar als de herkomst duidelijk is
Naast een bestandsnaam kunt u namen, plaats, datum en een toelichting in een tabel vastleggen. Gebruik het bestandsnummer als vaste koppeling. Voorbeeld: album_03_p012_f01, vermoedelijk Arnhem, circa 1958, herkenning door familielid. Schrijf onzekerheid expliciet op.
Ingebedde metadata is handig, maar niet iedere toepassing toont of bewaart alle velden. Een begeleidende CSV met een korte uitleg kan daarom zinvol zijn. Test een export en import met enkele bestanden voordat u honderden beschrijvingen invoert. Vermijd gevoelige informatie in publiek gedeelde kopieën. Bewaar de volledige beschrijving in uw eigen archief en maak zo nodig een beperkte deelversie.
Inhoudelijk herzien: 13 september 2026
Begin met informatie die u zeker weet
Noteer eerst bevestigde namen, data en locaties. Twijfelt u, schrijf dan bijvoorbeeld “circa 1955” of markeer de onzekerheid expliciet. Een onzekere gok die als feit wordt opgeslagen, is later moeilijker te herkennen.
Bestandsnaam, map en metadata hebben elk een eigen rol
Een bestandsnaam moet vooral stabiel en technisch bruikbaar zijn. Een map kan de globale context geven, zoals een album of gebeurtenis. Uitgebreidere informatie kan in metadata of een aparte index. Stop niet ieder familieverhaal in één extreem lange bestandsnaam.
Bewaar een onaangetaste master als dat belangrijk is
Sommige programma’s schrijven metadata rechtstreeks in JPEG- of TIFF-bestanden. Dat is vaak prima, maar bij een archiefworkflow kunt u ook een oorspronkelijke master bewaren en metadata toevoegen aan een werkkopie of catalogus. Zo blijft de eerste scan altijd beschikbaar.
Maak familiekennis overdraagbaar
Vraag oudere familieleden om namen te bevestigen zolang dat nog kan. Werk bijvoorbeeld per map of album en noteer ook wie de informatie heeft aangeleverd. Daarmee blijft later duidelijk waar een identificatie vandaan komt.
Veelgestelde vragen
Kan ik metadata later nog toevoegen?
Ja. Een logische bestandsnaam en mapstructuur maken het juist mogelijk om eerst te digitaliseren en familiekennis daarna stapsgewijs toe te voegen.
Moet metadata in het afbeeldingsbestand zelf staan?
Niet per se. Een goede catalogus of index kan ook werken. Belangrijk is vooral dat de koppeling met het juiste bestand stabiel blijft.
Welke metadata is het nuttigst?
Namen van personen, datum of periode, locatie, gebeurtenis en eventueel de bron van die informatie leveren meestal de meeste familiecontext op.