Bestaande inventaris als uitgangspunt
Wanneer dozen, mappen of objecten al inventarisnummers hebben, kunnen die worden gebruikt in de digitale bestandsstructuur. Dat maakt controle en terugzoeken eenvoudiger en voorkomt een tweede, concurrerend nummeringssysteem.
Gemengde materialen
Historische collecties kunnen foto's, documenten, kaarten, tijdschriften en losse stukken combineren. We bepalen per materiaal de praktische opnamewijze en leggen algemene afspraken vast voor naamgeving, volgorde en uitzonderingen.
Kwaliteit en reproduceerbaarheid
Een erfgoedproject heeft baat bij duidelijke technische afspraken die voor de hele serie gelden. Bij afwijkende stukken wordt de uitzondering vastgelegd, zodat later duidelijk blijft waarom een bestand anders is verwerkt.
Oplevering die verder kan groeien
Een eenvoudige map- en bestandsnaamstructuur maakt het mogelijk om later nieuwe scans of metadata toe te voegen. We vermijden daarom onnodig complexe namen die alleen tijdens het eerste project begrijpelijk zijn.
Wat we vooraf graag weten
- Bestaande inventarisnummers benutten
- Gemengde materialen mogelijk
- Geschikt voor kleine erfgoed- en verenigingscollecties
- Uitzonderingen vooraf vastleggen
- Vaste technische en naamgevingsafspraken
Veelgestelde vragen
Is metadata-invoer onderdeel van ieder project?
Niet automatisch. Geef aan welke bestaande metadata of inventaris u heeft en wat u in de oplevering wilt terugzien.
Kunnen bestaande inventarisnummers in de bestandsnamen terugkomen?
Ja. Dat is vaak de meest betrouwbare koppeling tussen digitaal bestand en origineel.
Kunnen verschillende materiaalsoorten in één project?
Ja. De opname kan per materiaal verschillen terwijl de projectstructuur en nummering consistent blijven.
Begin met een afgebakende proefserie
Kies voor een erfgoedproject verschillende representatieve stukken: een gewoon document, een moeilijk leesbaar stuk, een afwijkend formaat en een object met bijlagen. Leg per proef vast welk inventarisnummer, welke zijden en welke details tot de opdracht behoren. Een bestaande inventaris kan als controlelijst dienen. Bij het afstemmen van de definitieve opdracht worden ook ontbrekende nummers en uitzonderingen besproken.
Van technische eisen naar controleerbare afspraken
Heeft uw instelling een eigen beeldrichtlijn, metadataformaat of eis aan kleurbeheer? Stuur die vóór de offerte mee. Algemene ervaring met erfgoed betekent niet automatisch dat iedere opdracht aan Metamorfoze, FADGI of een andere richtlijn voldoet. Daarvoor zijn passende meetmiddelen, vastgelegde criteria en controle van de betreffende productie nodig. We beoordelen eerst of uw eisen binnen de aangeboden aanpak uitvoerbaar zijn.
Voor deze collectie meesturen
- Voorbeeld van inventarisnummers en de gewenste koppeling aan bestanden.
- Technische eisen, metadatawensen en wijze van acceptatie door de opdrachtgever.
- Rechten, vertrouwelijke onderdelen en eventuele beperkingen voor openbare raadpleging.