Behoud de samenhang tussen brieven en bijlagen
Een brief van drie bladen, een envelop en een bijgevoegde foto vormen samen één geheel. Geef het geheel een dossiernummer en nummer de onderdelen. Een losse datum op een envelop kan een aanwijzing zijn, maar bewijst niet automatisch dat alle losse stukken uit dezelfde periode komen. Houd twijfelgevallen apart gemarkeerd.
Maak zowel de leesvolgorde als de fysieke herkomst duidelijk. Noteer bijvoorbeeld dat een kaart in een bepaald album lag. Bepaal vóór digitalisering of blanco achterzijden, enveloppen en stempels worden meegenomen. Een doorzoekbare PDF kan handig zijn, maar OCR herkent handschrift niet altijd goed. Bewaar de scans als bron en behandel herkende tekst als een hulpmiddel dat gecontroleerd moet worden.
Gebruik de bestaande dossiergrenzen
Heeft u mappen, omslagen of bundels, maak die zichtbaar in de digitale structuur. Een mapnaam hoeft niet perfect inhoudelijk te zijn; als hij het fysieke dossier betrouwbaar weerspiegelt, is hij al waardevol.
Nummer pagina's binnen een document
Een brief van vier vellen moet als set herkenbaar blijven. Gebruik een gedeelde basisnaam met een oplopend paginanummer en koppel indien gewenst de envelop of bijlage met dezelfde basiscode.
Bewaar onzekerheid en provenance
Weet u niet precies wanneer een document is geschreven, noteer dan de onzekerheid in metadata of een inventaris. Vermijd dat vermoedens in de primaire bestandsnaam als vaststaand feit worden opgenomen.
Maak een eenvoudige inventaris voor rijke beschrijvingen
Een spreadsheet met bestandsnaam, datum, afzender, ontvanger en onderwerp is vaak flexibeler dan extreem lange bestandsnamen. Zo kunt u later zoeken en sorteren zonder de bestanden telkens te hernoemen.
Veelgestelde vragen
Hoe koppel ik een envelop aan de juiste brief?
Gebruik dezelfde basiscode en een vaste toevoeging, bijvoorbeeld -brief en -envelop.
Is metadata noodzakelijk?
Niet voor een bruikbaar basisarchief. Vaste bestandsnamen en een logische mapstructuur zijn de eerste stap; metadata kan later worden toegevoegd.
Moet iedere brief een eigen map krijgen?
Nee. Werk op het niveau dat past bij de collectie. Een map per correspondent, jaar of fysiek dossier kan overzichtelijker zijn.