Per jaar of bestuursperiode
Notulen en correspondentie kunnen chronologisch per verenigingsjaar worden gegroepeerd.
Club- en verenigingshistorie
Verenigingsarchieven digitaliseren van notulen tot jubileumfoto’s
Een verenigingsarchief groeit vaak jarenlang organisch. Notulen zitten in ordners, foto’s in albums, clubbladen in dozen en jubileumstukken weer ergens anders. Digitalisering kan die verspreide historie opnieuw als één samenhangend archief beschikbaar maken.
Zorgvuldig vastleggen
Een digitale indeling die past bij de geschiedenis van de vereniging
De bestaande structuur per bestuursjaar, commissie, evenement of documentsoort kan als uitgangspunt dienen. Daarmee blijft herkenbaar waar een document vandaan komt.
Bij stukken met persoonsgegevens of gevoelige informatie is het verstandig vooraf te bepalen wat wel en niet in een deelbare digitale collectie thuishoort.
Wat kan onderdeel zijn van de opdracht?
- notulenboeken en bestuursmappen
- clubbladen en nieuwsbrieven
- jubileumboeken
- fotoalbums en losse verenigingsfoto’s
- programmaboekjes en wedstrijdinformatie
- historische correspondentie en projectdossiers
Werkwijze per collectie
De aanpak voor verenigingsarchieven digitaliseren
We leggen vóór de start vast welke details, volgorde en digitale indeling voor uw materiaal belangrijk zijn.
Clubbladen als reeks
Nieuwsbrieven en periodieken blijven herkenbaar per jaargang en nummer.
Foto’s koppelen aan activiteiten
Albums en losse foto’s kunnen per evenement, team of periode worden geordend wanneer die informatie beschikbaar is.
Privacy vooraf bespreken
Niet elk historisch document is automatisch geschikt voor openbare publicatie; oplevering en delen zijn verschillende stappen.
Eerst beoordelen
Laat zien hoe uw materiaal nu is opgeborgen
Een paar overzichtsfoto’s geven snel inzicht in formaat, binding, hoezen, mappen en bijzondere stukken. Daarmee kunnen we een voorstel maken dat past bij uw collectie.
Gratis proefscan aanvragenDuidelijke afspraken
Structuur is net zo belangrijk als scanresolutie
Bij collecties met een bestaande volgorde spreken we vooraf af hoe die terugkomt in mappen, bestandsnamen of afzonderlijke bestanden.
Bespreek uw collectieVeelgestelde vragen
Vragen over verenigingsarchieven digitaliseren
Kunnen verschillende materiaalsoorten in één project?
Ja. Een verenigingsarchief kan bestaan uit foto’s, drukwerk en documenten; we structureren de oplevering per afgesproken categorie.
Kunnen clubbladen per jaargang worden geordend?
Ja, jaargang en nummer zijn logische kenmerken voor map- en bestandsnamen.
Kunnen stukken met persoonsgegevens worden gescand?
Digitaliseren en publiceren zijn verschillende zaken. Bespreek vooraf welke stukken gevoelig zijn en wie toegang tot de digitale bestanden krijgt.
Kunnen we eerst één archiefdoos laten doen?
Ja. Een pilot met een representatieve doos of map kan helpen om de werkwijze voor de rest van het archief vast te leggen.
Voorstel op maat
Offerte aanvragenWilt u weten wat digitalisering van uw collectie kost?
Stuur aantallen, formaten en enkele overzichtsfoto’s. U ontvangt een voorstel afgestemd op uw materiaal.