Tabbladen als grens
Tabbladen kunnen aangeven waar een nieuw digitaal dossier of onderwerp begint.
Mappen en dossiers
Archiefmappen en ordners digitaliseren zonder de dossierstructuur kwijt te raken
Een ordner is vaak al een informatiearchitectuur: tabbladen, jaartallen, onderwerpen en dossiergroepen geven betekenis. Bij digitalisering bouwen we die logica waar mogelijk terug in de digitale mappenstructuur.
Zorgvuldig vastleggen
Niet alleen documenten scannen, maar dossiers herkenbaar houden
Een map met honderd stukken kan eenvoudig worden gescand, maar zonder structuur is het resultaat later lastig bruikbaar. Daarom inventariseren we eerst hoe de ordner is opgebouwd.
Losse nietjes, afwijkende formaten, insteekhoezen en dubbelzijdige documenten worden als uitzonderingen meegenomen in de werkafspraken.
Wat kan onderdeel zijn van de opdracht?
- familieordners
- hobby- en verzamelmappen
- onderzoeksdossiers
- verenigingsmappen
- historische administraties
- ordners met gemengde documenten en foto’s
Werkwijze per collectie
De aanpak voor archiefmappen en ordners digitaliseren
We leggen vóór de start vast welke details, volgorde en digitale indeling voor uw materiaal belangrijk zijn.
Volgorde vastleggen
De bestaande documentvolgorde blijft leidend tenzij u vooraf een andere structuur wilt.
Dubbelzijdigheid controleren
Voor- en achterzijden worden op relevantie beoordeeld zodat informatie niet ongemerkt verdwijnt.
Bestandsnamen per dossier
Een consistente naamgeving maakt later zoeken en delen veel eenvoudiger.
Eerst beoordelen
Laat zien hoe uw materiaal nu is opgeborgen
Een paar overzichtsfoto’s geven snel inzicht in formaat, binding, hoezen, mappen en bijzondere stukken. Daarmee kunnen we een voorstel maken dat past bij uw collectie.
Gratis proefscan aanvragenDuidelijke afspraken
Structuur is net zo belangrijk als scanresolutie
Bij collecties met een bestaande volgorde spreken we vooraf af hoe die terugkomt in mappen, bestandsnamen of afzonderlijke bestanden.
Bespreek uw collectieVeelgestelde vragen
Vragen over archiefmappen en ordners digitaliseren
Moet ik documenten vooraf uit de ordner halen?
Niet per se. We spreken de voorbereiding af op basis van omvang, type map en materiaal.
Blijven tabbladen herkenbaar?
Dat kan. Tabbladen kunnen als scheiding tussen digitale mappen of dossiers worden gebruikt.
Kunnen afwijkende formaten mee?
Vaak wel. Laat vooraf zien welke uitzonderingen in de map voorkomen.
Doen jullie ook actuele bedrijfsadministratie?
De dienst is vooral gericht op historische, familie-, collectie- en documentarchieven. Voor grote actuele administratieve scanprojecten maken we eerst aparte afspraken.
Voorstel op maat
Offerte aanvragenWilt u weten wat digitalisering van uw collectie kost?
Stuur aantallen, formaten en enkele overzichtsfoto’s. U ontvangt een voorstel afgestemd op uw materiaal.