Beveiliging van uw collectie tijdens digitalisering

Leg de afspraken over uw collectie vast

Uw materiaal is onvervangbaar. Bespreek daarom niet alleen de scan, maar ook de ontvangst, het bewaren, de digitale levering en het teruggeven. Onderstaande punten helpen om de opdracht concreet te maken.

Van ontvangst tot retour
Moment	Afspraak om vast te leggen	Uw eigen voorbereiding
Bij ontvangst	Hoe de collectie wordt herkend en afwijkingen worden gemeld	Bewaar uw eigen lijst met doos- en albumnummers
Digitale levering	Ontvanger, levermethode en afgesproken bewaartermijn	Controleer de bestanden en maak een eigen tweede kopie
Na afloop	Wanneer tijdelijke digitale kopieën worden verwijderd	Controleer tijdig dat uw eigen kopieën bruikbaar zijn
Retour	Originele stukken, verpakking en overdracht	Vergelijk retour met uw oorspronkelijke overzicht
Tijdens verwerking	Behandeling, volgorde en wie vragen kan beantwoorden	Geef aan welke stukken extra vertrouwelijk zijn
Voor aanlevering	Materiaal, globale aantallen, kwetsbaarheden en contactpersoon	Maak een overzichtsfoto per doos of albumgroep

Digitale levering is geen onbeperkte back-updienst

Vraag hoe lang uw bestanden beschikbaar blijven en zet die datum in uw eigen agenda. Maak na ontvangst een tweede kopie op een andere plek. Bespreek vooraf wanneer tijdelijke bestanden bij de verwerker worden verwijderd.

Voor kwetsbaar of vertrouwelijk materiaal

Meld beschadigingen en gevoelige stukken vóór verzending. Stuur voor een eerste beoordeling een overzichtsfoto waarop geen onnodige privégegevens zichtbaar zijn. Vraag naar persoonlijke afgifte als pakketvervoer niet passend voelt.

Fysieke beveiliging

Afgesloten opslag

De collectie wordt buiten actieve verwerking niet onbeheerd in een publiek toegankelijke ruimte bewaard.

Alarm en camerabewaking

De locatie beschikt over professionele alarmering en camerabewaking.

Beperkte toegang

Alleen bevoegde medewerkers die de opdracht uitvoeren of controleren hebben toegang.

Brandwerende bescherming

Fysieke collecties worden tijdens de verwerking brandwerend opgeslagen.

Collecties gescheiden houden

Materiaal wordt herkenbaar gehouden zodat series en opdrachten tijdens verwerking niet onnodig door elkaar raken.

Mistbeveiliging

Een aanvullend mistbeveiligingssysteem verhoogt de drempel bij ongeoorloofde toegang.

Digitale vertrouwelijkheid

Scans worden gemaakt voor uw opdracht. Foto’s en documenten worden niet zonder toestemming gepubliceerd of als openbaar voorbeeld gebruikt. Ook bij proefscans blijft het doel beperkt tot de beoordeling van uw eigen opdracht.

Waarom we niet alle beveiligingsdetails publiceren

Openheid is belangrijk, maar exacte technische merken, procedures, plattegronden of instellingen maken een beveiligingspagina niet veiliger. Daarom beschrijven we wat relevant is voor uw vertrouwen zonder operationele beveiligingsinformatie prijs te geven.

Van ontvangst tot retour

Veiligheid begint al bij de aanlevering. Nummer dozen en albums eenvoudig, voeg contactgegevens binnenin toe en meld kwetsbare of afwijkende stukken vooraf. Na de verwerking worden de originelen volgens de afgesproken methode teruggegeven of geretourneerd.

Veelgestelde vragen over beveiliging

Kan ik mijn collectie persoonlijk overdragen?

Ja. Afgifte is uitsluitend op afspraak mogelijk in Nijmegen en As in België; daarnaast kan een haal- en brengservice worden besproken.

Publiceren jullie technische beveiligingsdetails?

Nee. We beschrijven de belangrijkste beschermingsprincipes, maar publiceren bewust geen technische configuraties, plattegronden of exacte procedures.

Wat gebeurt er met digitale bestanden tijdens de opdracht?

Bestanden worden uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht verwerkt en niet gebruikt voor publicatie of andere doeleinden zonder toestemming.

Wie heeft toegang tot mijn collectie?

Alleen bevoegde medewerkers die toegang nodig hebben voor de verwerking en kwaliteitscontrole.